Eventplanung



Willst Du ein Event planen und es von Anfang an richtig organisieren, ist die Vorarbeit ein nicht zu unterschätzender Faktor. Dabei spielt es keine Rolle, ob Du Public Events, Corporate Events oder andere Modelle der Event Branche organisieren und ausrichten möchtest. Mit einem Konzept und der realistischen Kalkulation für Deine Events schaffst Du die Grundlage, dass Deine Organisation zum Erfolg führt und Du Dich nicht in zu hohen Kosten verlierst.

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Die Event Planung anhand der Zielsetzung

Kongresse & Tagungen benötigen eine andere Organisation als Consumer Events oder Premieren-Events. Alle Veranstaltungen haben aber eines gemeinsam und werden nur von der Zielgruppe akzeptiert und angenommen, wenn die Fakten hierfür überzeugen und das Marketing, sowie die PR vom Veranstalter verlockend klingen. In den Hintergründen der Organisation verbergen sich hingegen verschiedene Ziele, die der Veranstalter mit seiner Organisation begünstigen und erreichen möchte. Speziell PR-Events oder Roadshows sind für Autohäuser und KFZ Händler eine Möglichkeit, die Zielgruppe auf sich aufmerksam zu machen und zu zeigen, warum sich der Kauf bei genau diesem Anbieter lohnen wird. Bei Mitarbeiterevents & Incentives, sowie bei Teambuilding-Events steht nicht der Vertrieb, sondern die Motivation der Mitarbeiter im Fokus der Bemühungen. Eine Teamveranstaltung für Mitarbeiter eines Unternehmens erhöht den Zusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl zur Firma. Ein gutes Team ist leistungsstark und in der Lage, die gestellten Anforderungen zu erfüllen und nicht als einzelner Mensch, sondern als Team zu funktionieren. Um Deine Events richtig und der Zielgruppe entsprechend zu planen, stellst Du deren Bedürfnisse und Wünsche in den Mittelpunkt Deiner Handlungen. Dein Erfolg ist zwar das hauptsächliche Ziel der Veranstaltung, wird aber ohne die Akzeptanz Deiner Zielgruppe ausbleiben.

Richtig kalkulieren und überlegt konzipieren

Bei der Planung Deines Kick Off-Events oder attraktiver Sport Events müssen Dinge Beachtung finden, die Dir auf den ersten Blick gar nicht auffallen. Ehe Du die Budgetierung berechnest und Deine Ausgaben präzise kalkulierst, solltest Du den Event Umfang kennen und diese Daten zur Berechnung nutzen. Du musst nicht nur für Speis und Trank, Unterhaltung und ein abwechslungsreiches Programm sorgen, sondern den Ablauf der Veranstaltung von Anfang bis Ende planen. Kleine Pannen in der Organisation fallen Deinen Eventbesuchern sehr schnell auf und sprechen gegen die Professionalität Deiner Organisation. Die Finanzplanung ist ein äußerst wichtiger Faktor und vermeidet, dass Du Dich mit den Kosten zur Organisation und Durchführung von Events verschätzt und am Ende vor einem großen Schuldenberg stehst. Realistisch denken, nicht futuristisch planen ist in der Organisation ein nicht zu unterschätzender Aspekt. Setze Dir ein Limit der Kosten und orientiere Dich daran,

  • wenn Du die Struktur des Events kalkulierst und überlegst,
  • welche Highlights Du für die Besucher einbauen

und ihnen anbieten kannst. Erfahrene Eventmanager können Dir sagen, dass nicht die Höhe der Kosten, sondern die Abwechslung im Programm und die Sicherheit in der Struktur der Durchführung für große Erfolge sorgen.

Durch Mitarbeiter-Events für Zusammenhalt sorgen

Ein ganz neuer Trend sind Teambuilding- und Mitarbeiter- Events, bei denen der Zusammenhalt in einem Unternehmen gestärkt wird. Hier haben sich besonders aktive Unternehmungen etabliert. Da sich im Team viele Aufgaben leichter als in Eigenleistung realisieren lassen, steht die gemeinsame Handlung bei diesem Event im Vordergrund. Beliebt sind Motivations-Events, die durch verschiedene Outdoor Sportarten attraktiv und individuell gestalten werden. Die Mitarbeiter in Deinem Unternehmen werden sich aktiv am Event beteiligen und ganz neue Freude im harmonischen Umgang miteinander verspüren. Dass Gemeinsamkeit stark macht, musst Du Deinem Team nicht sagen, sondern kannst es durch Teamsport beweisen. Geeignete Sportarten sind:

  • Flossbau
  • Wanderungen
  • Bootstouren
  • sowie weitere Teamsport Arten

Die Hand in Hand erledigten Aufgaben und sportliche Aktivität in der Gruppe, sowie das anschließende gemütliche Beisammensein öffnen Deinen Mitarbeitern die Augen für mehr Teamgeist. Im Gegensatz zu Messen & Kongressen solltest Du auch als Veranstalter nicht außen vor bleiben und zusehen, sondern mit gutem Beispiel vorangehen und an Deinem Event teilnehmen.

Natürlich kann man Events profesionell planen lassen von Eventagenturen. Hier steckt viel Wissen und Know How um große Veranstaltungen über die Bühne zu bekommen.

Fazit: Veranstaltungen werden von allen Zielgruppen gerne angenommen und sorgen immer für gemeinsame Erlebnisse. Da die Aufmerksamkeit der Gäste über einen langen Zeitraum unverändert gehalten werden muss, solltest Du Abwechslung einplanen und interessante Highlights schaffen. Die Kosten für Deine Organisation bedürfen einer präzisen Kalkulation, für die Du alle Aufwendungen realistisch und nicht zu knapp einschätzen solltest. Dabei solltest Du Dich nicht am Aufwand-Nutzen Prinzip orientieren, sondern den Mehrwert der Zielgruppe ungetrübt in Deinem Blick behalten.

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